Les équipements nécessaires pour un huddle room

Les entreprises optent pour une mise en place de lieux de travail propices au développement de l’efficacité de leurs collaborateurs.
Dans cette dynamique, les huddle rooms participent à la mise en œuvre d’environnements de travail motivants ; ils aident à booster la performance et la motivation des salariés. Selon les récentes tendances du marché identifiées par la firme Frost & Sullivan, les huddle rooms devraient remplacer près de 70% de toutes les salles de réunion d'ici 2022.

Le concept et les équipements incontournables du huddle room

Le huddle room devient un indispensable dans les entreprises qui sont dotées d’« open-space », elles doivent envisager de créer au sein de leurs locaux des espaces de travail collaboratif où la créativité et le partage d’idées peuvent s’exprimer.
C’est un espace de travail qui favorise la collaboration en petit groupe. Il se distingue des salles de réunion de taille trop imposante ou formelles, grâce à une conception particulière.

Tout d’abord, le huddle room est une salle ouverte ou cloisonnée par des vitres, et est capable d’accueillir jusqu’à 6 personnes au maximum. Cette disposition est pensée pour favoriser une interaction dynamique, spontanée et informelle entre les participants.
Même s’il n’est pas fermé visuellement de l’extérieur, le huddle room se doit d’avoir une bonne isolation phonique, on doit pouvoir s’y exprimer et rire sans déranger les autres.

Le mobilier choisi doit induire un esprit de vivacité, de partage et de communication. On opte alors pour des chaises et une table haute pour garder éveillés les participants lors des réunions. Avec ce type de mobilier, chacun est obligé de maintenir une posture corporelle active et réceptive, pour éviter de s’endormir.
En outre, l’objectif étant de stimuler au mieux chaque collaborateur à participer activement, il est donc important d’équiper le huddle room de technologies modernes et surtout interactives. Parmi celles-ci on peut citer un écran interactif comme écran principal, des outils de pointe pour les visioconférences, et des logiciels collaboratifs pour faciliter l’échange d’information.

Pourquoi créer un huddle room ?

Le concept du huddle room s’est étendu avec le développement des nouvelles méthodes de travail comme la méthode agile et la méthode lean qui impliquent de faire des points de suivi courts et réguliers. Le huddle room constitue donc un lieu d’échange et de collaboration devant être accessible à tout moment de la journée aux collaborateurs.

Un lieu d’échange

L’idée est de mener des réunions dans une surface réduite, confortable et bien équipée. Chaque collaborateur peut s’y exprimer, échanger, donner son avis et participer activement au déroulement des projets.
Un espace réduit, chaleureux, où personne n’est mis de côté et chacun retrouve son assurance. On ne doit surtout pas inspirer le formalisme des réunions, où seule une personne parle devant un auditoire silencieux. L’ergonomie de cet espace privilégie les échanges plus directs, ouverts et décontractés.

Un espace numérique et connecté

Les collaborateurs devront pouvoir brancher leurs ordinateurs portables, leurs téléphones portables, partager leurs écrans sur le grand écran interactif, se connecter au réseau de l’entreprise.
On peut prévoir des visioconférences avec des équipes distantes dans le huddle room. Grâce à l’écran interactif intégrant un système de visioconférence et disposant d’une webcam, les participants n’ont pas à être présents dans la salle pour prendre part à la réunion. Ainsi, le besoin de se déplacer ne s’impose plus.

Optimisation du temps de travail

Avec un huddle room, il n’est plus nécessaire de réserver la salle à l’avance ; si on a besoin de se réunir pour discuter d’un point important, on se rend directement dans cet espace dédié. En plus, les documents, les statistiques et les images peuvent instantanément être enregistrés, imprimés ou partagés à tous, ce qui rend ces réunions courtes et efficaces, elles durent en moyenne une dizaine de minutes.

Les appareils numériques utilisés dans un huddle room

Aménager un huddle room n’est pas uniquement question de lieu et de meubles. Afin de réussir son installation, il ne faut pas omettre la question de l’équipement numérique, ce dernier doit être approprié à ce type de salle.

Un écran interactif tactile

L’écran interactif Android Easypitch Advance constitue une référence à laquelle se fient les meilleures entreprises, car c’est une solution tout-en-un totalement autonome. Ce moniteur interactif est tout d’abord doté d’une résolution 4K avec un revêtement anti-reflet qui préserve les yeux de la fatigue.
A noter que pour un huddle, il est conseillé de choisir un écran interactif de taille moyenne comme un écran interactif 65 pouces . La distance d'affichage recommandée est de 1 à 2m pour l’écran de 30 à 65 pouces.

Sa surface tactile propose 32 points de contact offrant la possibilité à plusieurs personnes d’interagir en même temps sur le support. Simultanément, les collaborateurs peuvent alors zoomer, annoter ou dessiner divers contenus numériques, directement avec le doigt ou le stylet sur l’écran.
A l’instar d’une tablette géante, l’écran interactif Easypitch Advance embarque sa propre technologie, le rendant tout à fait autonome. L’appareil fonctionne sans ordinateur ni vidéoprojecteur. Il intègre un système Android embarqué ainsi qu’un tableau blanc numérique vous permettant de noter vos idées et les développer lors de sessions de brainstorming.

Enfin, deux puissants haut-parleurs intègrent la base de l’écran, favorisant ainsi une propagation optimale du son dans la pièce.

Un système de visioconférence

Le système de visioconférence comme la solution Aver VB342 a le mérite d’être simple à installer grâce à son système Plug and Play. El se place sous un écran LCD ou un écran interactif. Elle se raccorde aussi parfaitement à un PC via Bluetooth pour accéder aux outils de communication comme Skype, Webex ou d’autres applications et logiciels de visioconférence.
Sa caméra 4K offre une image de qualité et parvient à couvrir une zone de 165°. Tandis que sa fonction PTZ permet de définir 3 préréglages de positions afin de cibler les personnes présentes autour de la table.

Aver intègre également à cette solution de visio deux microphones unidirectionnels à matrice avancée et un haut-parleur full Duplex. Le tout est accompagné par une prise de voie jusqu’à une portée de 6m.

Des logiciels de visioconférence et de la collaboration

Pour répondre au besoin de visioconférence dans le huddle room, plusieurs solutions logicielles existent.

Logiciel de visioconférence Zoom communication

La plateforme Zoom se révèle comme une solution optimale à intégrer dans un huddle room moderne pour animer vos réunions. Elle est gratuite, son interface est simple et facile d’utilisation.
Sécurisé, cet outil convient pour ceux qui opèrent en télétravail mais constitue aussi l’idéal pour les grandes entreprises. Les sessions avec Zoom se déroulent dans le Cloud, avec la possibilité de partage de documents et d’informations dans la messagerie du groupe, mais aussi d’enregistrer la réunion pour pouvoir la partage. En plus, Zoom est compatible avec les écrans interactifs et promet des visioconférences avec une excellente qualité de son et d’image.

Uboardmate, logiciel de collaboration

Egalement disponible sur les écrans interactifs d’Easypitch, cet outil de prise de notes dispose de 32 points de contact rendant possible l’interaction de plusieurs personnes en même temps.
La barre d’outils flottante dont se nantit le programme permet d’insérer des documents en 3D, d’ajouter des slides, de créer de nouveaux tableaux … L’application propose même une reconnaissance manuscrite pour l’insertion des textes.

Par ailleurs, le pense-bête d’Uboardmate est accessible à tout moment, facilitant ainsi la prise de note durant la réunion. Et l’outil vidéographie capture en vidéo toutes les informations défilant sur l’écran interactif depuis le début jusqu’à la fin de l’audience.

Pour conclure, nous pouvons dire que le huddle room correspond à plus à un espace de travail collaboratif qu'à une simple "salle de réunion"; plutôt que d'écouter passivement, les interlocuteurs vont y partager les points de vue, faire avancer les choses ensemble et travailler directement sur les documents de projet. C'est pourquoi l'on doit prévoir l'utilisation des outils informatiques dans ces espaces dès leur conception.