Davantage de réunions pour les cadres : Ok, mais qu'elles soient productives !

10/12/2018

La quête d'une meilleure productivité des réunions reste un enjeu de taille pour les entreprises. On oublie souvent que de chaque réunion doit sortir des décisions et des actions à mettre en place. Les réunions mal préparées n'aboutissent à rien et sont stériles. En adoptant un outil collaboratif comme l'écran interactif, il est désormais plus facile de faire des réunions productives où chacun participera pleinement.

réunion de travail

Des réunions de plus en plus stériles

Récemment, une étude a fait remarquer que 42 % des réunions sont mal préparées. Par ailleurs, l’implication des personnes présentes sont souvent en deçà de ce que ce type de rencontre exige d’elles, puisque 26 % des employés présents durant la réunion ne se sentent pas concernés par l'atelier, si bien que 44% d'entre eux utilisent leurs téléphones ou ordinateurs pour envoyer/consulter les mails, se penchent sur d'autres dossiers en cours ou vont juste sur internet.

Chez les cadres, la problématique est plus marquée. Ils sont 49 % à estimer que leurs idées sont rarement prises en compte. Si les réunions se tiennent, les bruits communicationnels représentent des facteurs qui les rendent improductives comme les personnes qui tendent à monopoliser le débat et le sentiment de certains que leurs avis ne comptent pas. Cela est dû au fait que lors des prises de décisions stratégiques, les cadres sont rarement consultés. 78 % de ces derniers affirment que leurs opinions ne sont pas considérées par le manager quand il s’agit de décider sur des points importants de l’entreprise.

Traduit en chiffres, cela veut dire que seulement 52 % des réunions sont considérées nécessaires dans l’année. Si dans la forme, la réunion se présente comme un rassemblement ordonné dans un lieu précis, les dispersions sont pourtant présentes. Quand la plupart des « soi disant » intervenants estiment leur présence inutile, elles se dispersent. 44 % des individus dans les réunions ont souvent tendance à utiliser leur Smartphone au lieu de suivre le déroulement de la rencontre. Elles préfèrent se concentrer sur des activités plus pratiques : consulter leur mail, étudier un dossier, s’informer sur Internet… Elle préfère donc s’astreindre à une tâche professionnelle individuelle au lieu d’adhérer au collectif.

La durée de la réunion a été raccourcie de 20 minutes par séance dans la pratique. Cependant, il est possible qu’il y en ait 4 fois par semaine. Les spécialistes de la communication interne ont estimé que depuis l’avènement des nouvelles technologies, l’interactivité a amélioré l’interaction. Le changement des approches managériales mécaniques vers des initiatives plus intégratives ont aussi fait évoluer la tenue des réunions. Le processus et les éléments participatifs et participants entrent également en compte. Par extrapolation, si d’habitude, les employés tenaient deux réunions de 25 minutes chacune dans la semaine totalisant 50 minutes. Désormais, ils effectuent des séries de quatre courtes réunions de 15 à 20 minutes, ce qui donnent 60 à 80 minutes par semaine.      

Pourtant, les heures de réunions vont s’allonger. En 2018, les chiffres indiquent que les cadres ont passé trois jours de plus en réunion. Se basant également sur les statistiques de 2016, plus la personne occupe un poste important dans l’entreprise, plus sa présence est sollicitée dans les séances hebdomadaires. Le paradoxe est qu'elles prennent moins de temps, mais sont plus nombreuses. Voilà pourquoi, les réunions prennent plus de place dans l’entreprise. De plus, malgré les efforts d’alignement, le gap entre la direction et les cadres se creuse toujours, le manque de communication reste un problème entier.

La collaboration optimisée par l’écran interactif

Afin d'optimiser les réunions, certaines entreprises optent pour des outils collaboratifs haut de gamme à l'instar des écrans interactifs, devenus des incontournables dans les salles de réunion d'entreprises ou dans les huddle rooms. Les concepts de sentiment d’appartenance et d’innovation doivent être cristallisés et l’adhésion de toute la structure hiérarchique est exigée; L’objectif étant de se connaitre et ainsi de fluidifier la communication. De plus en plus d’entreprises utilisent les écrans interactifs lors des réunions. Ces appareils mêlent technologie et efficacité. Il intègre trois fonctions : ordinateur, paperboard et moniteur.

Grâce à l’écran interactif, l’attention des personnes présentes dans la réunion est focalisée sur un seul point central. Ainsi, même si chaque participant vient avec son dispositif, ils ne sont utilisés que pour étoffer l'intervention de son utilisateur. Dès lors, la participation de chacun deviendra plus active. Les réactions seront plus instantanées et la dynamique de la réunion se retrouve enrichie. Avec ces outils technologiques, les participants ne manqueront pas de ressources. Par exemple, les derniers chiffres concernant le coût de l’immobilier dans le quartier d’une ville donnée, il suffit de surfer via l’écran interactif et tout le monde dispose des mêmes informations.

Pour les présentations, l’appareil peut disposer de programme pour étoffer le graphisme, les animations… Le manager sera impressionné par la facilité de manipulation de cet outil. Il pourra interagir directement avec l’écran interactif dont la surface est tactile. Pour la présentation d’un plan architectural en 3D, par exemple, l’utilisateur pourra zoomer, tourner, élever… l’image. Cela constitue un véritable gain de temps. Faisant aussi office d’espace de stockage, les banques de données peuvent être accessibles et être réutilisées le cas échéant. L’écran interactif s’adapte à tous les types de réunion et à tous les milieux professionnels.