Prise de note en réunion - un gain de temps considérable en mettant à profit l'écran interactif
En télétravail ou en présentiel, les réunions sont indispensables pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Une tâche que tout le monde veut éviter à la fin des réunions ; les comptes rendus. Ils sont pourtant indispensables. Ils garantissent le partage des bonnes informations à l'issue de la réunion. Ils permettent aussi à ceux qui n'y étaient pas d'en connaître les grandes lignes, les décisions prises et les actions à mettre en place. Dans cet article, on mettra en avant quelques outils qui facilitent les prises de note, qu'on exploitera particulièrement sur un écran interactif.
Un bloc note numérique permettant une prise de note grand format
Bon nombre d'outils sont développés pour faciliter les prises de note. Ils sont particulièrement intéressant à exploiter sur les écrans interactifs dans la mesure ou chaque intervenant peut mettre une petite note à chaque fois qu'il présente, sur le logiciel de prise de note utilisé habituellement dans l'entreprise. La marque Easypitch propose le logiciel Uboardmate, tandis que chez Microsoft on retrouvera OneNote ou WhiteBoard. Du coté de Google, on retrouve l'outil de prise de note Jamboard.
Sur chacun des logiciels de prise de note cités ci-dessus permettent la saisie manuscrite tactile. Le geste est naturel et fluide. Il rappelle les écritures sur un tableau blanc avec un marqueur. L'avantage étant que les participants n'ont pas besoin de recopier les données, ils peuvent retrouver ces données enregistrées numériquement directement dans leur boite mail, sous format PDF sur leurs dispositifs personnels grâces aux technologies de synchronisation.
La prise de note sur un écran interactif avec OneNote, Microsoft
Le logiciel de prise de note OneNote de Microsoft peut gérer un large panel de type de fichier. La fonctionnalité « imprimer » gère les contenus tels que les tableaux, les feuilles de calculs, les textes bien sur sans oublier les symboles et les liens hypertextes. Dans le contexte brouillon, les intervenants peuvent via l'onglet "Dessin" faire des saisies manuscrites directement sur le tableau avec un stylet ou avec les doigts. Ces saisies incluent le traçage de tableau et les illustrations.
Avec le logiciel One Note, on peut sauvegarder, créer et récupérer les documents. Ces derniers sont automatiquement synchronisés au dossier OneDrive quand l'utilisateur est connecté à son compte Microsoft et qu'il accorde l'autorisation. L'autre option de partage est de créer un lien de partage du bloc note, ce qui autorisera l'accès au document aux personnes concernées à qui le lien a été fourni.
Enfin OneNote permet l'option impression et export que ce soit sous format Word ou PDF.
La gestion de la prise de note en réunion avec Jamboard Google sur un écran interactif
Dans le domaine de la prise de note en réunion, Jamboard de Google. Il s’agit d’une application web destinée à être exploité sur l’écran tactile numérique Google Jamboard lancé par la firme de MountainView en 2018. Elle offre aux utilisateurs une interface se rapprochant de très près d'un tableau blanc ordinaire.Cela ouvre une infinité de possibilité aux participants qui sont libres de saisir toutes leurs idées à mesure qu'elles leurs viennent pendant les séances de brainstorming.
Ils ont le choix entre plusieurs types d'arrière-plan offrant des rendus plus agréable à visualiser et plus exploitables également au niveau de la mise en forme.
L'interface propose plusieurs fonctionnalités spécialement étudiées pour l'usage du tableau blanc : stylo et gomme pour écrire et corriger bien sûr, pense-bête pour noter des petites informations à exploiter plus tard, l'insertion d'image pour travailler directement sur un visuel sans oublier les outils pour ajouter du texte et la fonction laser pour indiquer un élément spécifique à distance.
Les intervenants peuvent catégoriser les sujets sans risquer de mélanger les informations car on peut sur Jamboard Google créer autant de feuille que nécessaire. Pendant la réunion ou à la fin, on peut nommer le document et le partager à tous les participants. Sinon l'enregistrer sous PDF et l'envoyer directement par mail.
La prise de note avec UboardMate, un logiciel développé par EasyPitch
Le logiciel UboardMate conçu par EasyPitch a été spécialement conçu pour être utilisé sur les écrans interactifs. La marque développe d'ailleurs une gamme d'écran tactile interactif professionnel particulièrement performante. Dans la catégorie des outils pour la prise de note en réunion, le logiciel UboardMate propose un système d'annotation qui peut intervenir sur divers supports. Les utilisateurs peuvent ajouter des annotations sur les fichiers multimédias ou des pages web.
Ainsi, pendant les réunions, les utilisateurs peuvent directement saisir les remarques et autres modifications sur les supports.
Le logiciel UboardMate propose également une interface de travail de type tableaux blanc avec divers arrière-plan, sur lequel les saisies manuscrites peuvent être effectuées par l'intervenant, avec un stylet ou un doigt.
Sur la barre d'outil du tableau blanc, on peut accéder aux fonctions dessiner, écrire, annoter, zoomer ou encore faire des captures d'écran. Ces fonctions, qui sont au nombre de 12 au total sont utiles aux prises de notes pendant les réunions.
A la fin de la réunion, il suffit de quelques clics pour enregistrer les modifications aux contenus et ensuite les partager avec tous ceux qui ont participé à la réunion. Toutes les personnes qui ont besoin de prendre connaissance des points vus pendant la réunion peuvent alors consulter tous ces éléments sous format PDF ou Word.
Les écrans numériques interactifs ne cessent de repousser les limites de la collaboration. En présentiel comme en distanciel, les réunions sont plus efficaces, mieux organisées et surtout les comptes rendus deviennent accessible instantanément avec les logiciels de prise de note. D'autres usages encore plus avantageux pour les entreprises sont possibles sur les écrans interactifs, continuez à consulter régulièrement le site pour les connaître.
