Comment utiliser l’écran interactif en réunion hybride ?

Dans le cadre d’une réunion professionnelle, la réunion hybride devient de plus en plus courante. Pour réunir les collaborateurs présents physiquement et ceux connectés à distance pendant une seule réunion, il faut une parfaite organisation au niveau des équipements à utiliser. Pour garantir une communication fluide, une participation équitable et une efficacité optimale, il est essentiel de s’appuyer sur des outils performants. L’écran interactif se positionne ici comme un véritable pivot de la réunion hybride, en offrant des fonctionnalités pensées pour la visioconférence, la collaboration active et le partage d’informations en temps réel. De la préparation technique en amont jusqu’au partage des contenus après la réunion, voici comment exploiter pleinement les capacités d’un écran interactif dans un contexte hybride.

Réunion hybride sur écran interactif

Des préparations indispensables pour une réunion réussie

Pour s’assurer que la réunion se passe bien, on nécessite des préparations en amont.

Préparation technique

La préparation est primordiale pour toute réunion réussie, surtout lorsqu’il s’agit d’une réunion hybride où plusieurs outils doivent être synchronisés. La première étape consiste à s'assurer que l'écran interactif soit correctement installé et fonctionnel. Vérifiez que le dispositif est bien connecté à Internet et que les applications de visioconférence comme Zoom, Microsoft Teams, ou Google Meet sont prêtes à l'emploi. A prendre en considération également la mise à jour des logiciels pour éviter toute surprise de dernière minute.

Si l’on prévoit d’utiliser un ordinateur personnel en mode BYOM (Bring Your Own Meeting), il est important de tester la compatibilité du matériel avec l’écran interactif. Ainsi, on doit tester les connexions et les différents ports de connexion, la reconnaissance du micro et de la caméra, et s’assurer que l’écran détecte bien l’appareil. Ce test préliminaire permet de détecter toute anomalie avant le début de la réunion. Il s’avère également essentiel de préparer en amont tous les contenus que l’on souhaite de partager comme les documents, présentations PowerPoint, vidéos ou tableaux blancs. Cela garantit une transition fluide d’un sujet à un autre.

Tirer parti de l’écran interactif pendant la réunion hybride

Ecran interactif utilisé en réunion hybride

Lancer la visioconférence sur l’écran

Une fois la réunion lancée, l’écran interactif devient le point focal pour gérer tous les participants, qu'ils soient en présentiel ou à distance. Pour une utilisation optimale des équipements, il faut lancer directement la visioconférence depuis l'écran interactif. L’interface tactile de l'écran permet de rejoindre la réunion virtuelle en un seul geste. En fonction des paramètres de la plateforme de visioconférence utilisée, il est si facile d’ajuster la disposition des participants à distance pour les rendre aussi visibles que ceux présents physiquement.

L’un des grands avantages de l’écran interactif lors d’une réunion  est sa capacité à afficher les participants en grande taille, ce qui aide à maintenir l’engagement et la fluidité des échanges. On n’est plus contraint à chercher à l’écran qui parle, tout est clairement visible pour tous les participants.

Favoriser une bonne qualité audio et vidéo

Un des principaux défis des réunions hybrides est la qualité de l’audio et de la vidéo. Un écran interactif de qualité est souvent équipé d’un micro et d’une caméra intégrés, mais dans certains cas, il peut être utile d’ajouter des périphériques externes pour améliorer l’expérience. Par exemple, un micro omnidirectionnel ou une caméra grand angle peut améliorer la capture du son et de l’image, surtout dans des salles plus grandes ou avec plusieurs personnes en présentiel.

La position de la caméra est vraiment importante : elle doit être placée de manière à capturer l’ensemble des participants en salle, sans angle mort. Par ailleurs, il faut obligatoirement ajuster les niveaux de lumière dans la pièce pour éviter les zones d’ombre qui peuvent rendre l’image floue ou difficile à percevoir pour les participants à distance.

Partager du contenu visible pour tous

L’utilisation d’un écran interactif pendant une réunion hybride offre plusieurs avantages, en l’occurrence sa capacité à afficher plusieurs fenêtres simultanément, un atout de taille pour les réunions hybrides. On a donc la possibilité fr projeter la visioconférence d’un côté de l’écran et, de l’autre, afficher un tableau blanc, une présentation PowerPoint ou tout autre document en lien avec la réunion.

Tout comme sur un ordinateur classique, la fonctionnalité de d’afficher en simultané plusieurs fenêtres permet à tous les participants, qu’ils soient en salle ou à distance, de suivre et d’interagir avec le contenu en temps réel. Par exemple, on a la possibilité de laisser la visioconférence en place tout en projetant un tableau blanc sur lequel on commence à écrire, ou une diapositive que l’on commente. Cela permet d’éviter les distractions et garde tous les participants concentrés sur les mêmes éléments.

Annoter et interagir, collaborer

L’un des atouts majeurs de l’écran interactif réside dans son côté collaboratif. Grâce à la fonctionnalité tableau blanc, on peut annoter en temps réel sur l'écran interactif, ajouter des idées, surligner des points importants, ou même dessiner des diagrammes. Les participants à distance peuvent également interagir avec ces annotations, offrant ainsi un réel espace de collaboration, où tout le monde peut apporter sa contribution, même à distance.

Le mode BYOM permet, quant à lui, de gérer la réunion à partir des appareils personnels tout en utilisant l'écran interactif comme une extension de travail. on peut faire défiler vos diapositives, annoter les documents, ou même utiliser des applications de prise de notes en temps réel tout en étant parfaitement intégré à la réunion. Cette flexibilité permet à chacun de participer activement, sans être limité par l’emplacement ou l’outil utilisé.

Après la réunion : sauvegarde et partage

Une réunion hybride n’est jamais véritablement terminée une fois la visioconférence terminée. Les résultats de la réunion, qu’il s’agisse de décisions prises, de documents annotés ou de tableaux blancs créés, doivent être partagés efficacement. L’écran interactif permet de sauvegarder toutes les annotations et documents générés durant la réunion, que ce soit sous forme de captures d’écran, de fichiers PDF ou de captures vidéo.

Ces fichiers peuvent être enregistrés directement dans le cloud, ce qui facilite leur partage avec tous les participants. On peut également envoyer les résultats par email ou les mettre à disposition dans un espace collaboratif en ligne, garantissant ainsi à chacun l’accès aux informations pertinentes, même s’ils n’ont pas pu être présents pendant la réunion.

De plus, la sauvegarde des échanges permet de créer une archive que l’on souhaite consulter ultérieurement, assurant ainsi un suivi facile et structuré des décisions prises.

En conclusion, l’écran interactif transforme une réunion hybride en une expérience fluide et interactive pour tous les participants, peu importe leur localisation. Que ce soit pour la gestion de la visioconférence, le partage de contenus, l’interaction en temps réel ou le suivi post-réunion, l’écran devient l’outil central pour une communication optimale. Avec une bonne préparation technique et une utilisation réfléchie pendant la réunion, cet équipement permet de surmonter les défis du format hybride et d’assurer une productivité maximale.