Comment les équipes distantes peuvent communiquer efficacement ?

24/07/2018
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Lorsque les équipes distantes communiquent bien et tirent parti de leurs forces, elles peuvent bénéficier d'un avantage par rapport aux équipes co-implantées. La réussite de ces équipes ne repose cependant pas seulement sur la bonne volonté. La réussite de la communication implique un effort des ressources humaines, mais également un investissement certain dans les moyens techniques qui permettent une interaction entre les équipes qui occupent des sites géographiquement éloignés. Les écrans interactifs représentent à ce jour une des meilleures options en termes de solution de collaboration en entreprise.

 

 collaboration équipe

Ne pas confondre communication brève et communication concise

Dans un souci de gain de temps pour paraître plus efficace, nous utilisons parfois moins de mots pour communiquer. Mais cela peut signifier que le reste de l'équipe perd son temps à essayer d'interpréter vos messages. (Et puis les interprète mal de toute façon.) Ne supposez pas que les autres comprennent vos indices et votre sténographie. Prenez le temps de communiquer avec l'objectif d'être ultra clair, peu importe le moyen. En effet, vous ne pouvez jamais être trop clair, mais il y a toujours un risque de ne pas l'avoir assez été.

Eviter de bombarder l'équipe de messages

Faites-vous le suivi d'une tâche par courriel, texte et téléphone ? Avez-vous tendance à demander aux gens s'ils ont reçu votre message précédent ? Abuser de ces points d'accès peut être une forme de domination numérique, une forme incessante et inconfortable de harcèlement. Le support que vous choisissez crée des exigences différentes sur le récepteur. Choisissez votre volume numérique à bon escient.

Opter pour un écran interactif connecté

Ce sont des solutions interactives tout-en-un conçus pour optimiser le travail d'équipe et tout le concept qui l'entoure. Ils permettent de mettre en place des visioconférences de très bonne qualité pour des discussions en live pour les équipes qui sont amenées à collaborer. Ces outils permettent ainsi d'améliorer la qualité de la communication entre les équipes. La netteté des images et du son qu'offrent, les écrans interactifs à l'instar des écrans interactifs EasyPitch garantissent le bon passage des informations. Ils sont équipés de multiples points tactiles permettant à plusieurs utilisateurs de collaborer simultanément pour étudier ensemble un document et y participer. Ces écrans numériques sont disponibles en plusieurs tailles, 55, 65,86 pouces.

Établir des normes de communication

Les équipes distantes doivent créer de nouvelles normes qui établissent une clarté dans la communication. Les équipes individuelles peuvent également établir leurs propres normes, par exemple pour utiliser ou non les groupes Slack, Google Docs ou Whatsapp. Les normes peuvent également exister au niveau individuel, telles que le temps de réponse préféré, le style d'écriture et le ton. Par exemple, certaines personnes préfèrent des messages courts et rapides, alors que d'autres préfèrent des réponses longues et détaillées; les gens diffèrent également dans leur préférence et leur tolérance à l'humour et à l'informalité.

Alors que nous avons souvent tendance à considérer la prévisibilité humaine comme un défaut, peu de qualités sont plus recherchées au travail, notamment dans les collaborations virtuelles. Nous sommes tous uniques, mais nos comportements cohérents aident les autres à prédire ce que nous faisons, et à leur tour à les aider à nous comprendre - et nous bénéficions tous d'être compris. Vous pouvez rendre cela plus facile pour les autres en établissant une étiquette personnelle claire et en y adhérant de façon cohérente.

Voir les opportunités cachées dans les communications écrite

Être derrière un écran peut créer de nouvelles opportunités pour certains membres de l'équipe, en faisant de la place pour ceux qui pourraient être moins enclins à parler en groupe. La communication textuelle accorde moins d'importance aux compétences interpersonnelles et à l'apparence physique, offrant un moyen efficace de partager le pouvoir et la prise de décision. La recherche montre que les individus introvertis sont moins inhibés dans les interactions en ligne ou hors ligne. Cependant, vous devez faire attention au biais virtuel inconscient, où la ponctuation, la grammaire et le choix des mots peuvent révéler des attitudes préjudiciables envers certains groupes.

L'absence de langage corporel ne signifie pas nécessairement que nous ne donnons pas plus que ce que nous avons l'intention de faire lorsque nous communiquons à distance. Il y a encore beaucoup de méta-communication et de fuites virtuelles qui se produisent dans les environnements numériques, et il suffit de faire attention à la lecture entre les lignes.

Comme de plus en plus de nos interactions se produisent numériquement, nous continuerons à expérimenter de nouvelles formes de mauvaise communication et d'incompréhension. La solution ne viendra pas des nouvelles technologies (bien que, sans aucun doute, les développeurs continueront à essayer de combler ce fossé). Au lieu de cela, la solution consiste à comprendre les nouvelles règles d'engagement; en construisant un ensemble de compétences de communication qui reflète les exigences de notre âge numérique.