Ecran interactif : comment réussir une visioconférence dans un environnement inadapté ?

15/12/2021

Ecran interactif : comment réussir une visioconférence dans un environnement inadapté ?

Dans un contexte exigeant de plus en plus de mobilité et de collaboration à distance, il est essentiel de faire en sorte que les échanges soient le plus fluide possible. Le plus souvent, les communications se font par visioconférence. Les entreprises investissent dans des solutions dernier cri comme les écrans interactifs, sauf que l'environnement ne se prête pas toujours au bon déroulement de l'action. Les quelques conseils dans cet article peuvent servir pour le bon déroulement de la collaboration par visioconférence.

D'abord qu'entendons-nous par environnement inadapté ?

Toutes les salles de réunion et/ou salles de conférence ne se valent pas. La qualité et l'équipement d'une salle dépend du pays ou aussi des locaux qui abritent l'entreprise. Un environnement inadapté peut ici être une salle avec des murs et sols en béton, un endroit plus ou moins vide avec peu de mobilier. Un tel environnement optimise le réfléchissement des sons, ce qui entraine beaucoup d'échos lors de la visioconférence. Dans ce contexte, l'écoute peut être relativement confortable, dans un silence total, mais les interlocuteurs entendent ce que dit l'intervenant comme s'il parlait dans une cathédrale.

A part l'environnement physique, l'environnement réseau peut également créer un environnement inadapté. Dans certains endroits les utilisateurs souffrent  d'une connexion instable, voire une connexion limitée. Cela peut venir du FAI même ou d'une mauvaise gestion de la répartition des ressources. Dans tous les cas, les visioconférences peuvent en être perturbées. Soit la communication se coupe en pleine discussion, soit les deux parties ne peuvent pas s'entendre, et encore moins se voir. Les images se figent, la connexion se réinitialise très fréquemment.

salle visioconference

 

Quelques solutions à déployer pour une visioconférence de qualité

Pour une visioconférence de bonne qualité, en ce qui concerne l'environnement physique, quand c'est possible, il faut choisir une salle de réunion dont le sol n'est pas dénudé et qui soit équipé de quelques mobiliers. Ainsi, installer par exemple de la moquette sur le sol permet d'améliorer la correspondance pendant une visioconférence avec un écran interactif. Cela participe à réduire les échos. Choisir la salle la moins spacieuse permet également une meilleure acoustique. L'espace entre l'intervenant et l'écran numérique a un impact important sur la qualité de la communication.

Si cela n'est pas possible, il est nécessaire de mettre en place quelques équipements externes pour réduire la production d'échos pendant la visioconférence. Notre conseil est d'ajouter un micro casque pour le son sortant et un petit haut-parleur de bonne facture pour le son entrant. De cette manière, l'intervenant parle directement dans le micro. Le speaker phone est très pratique, il envoie un son HD, les mains des participants sont libres pour prendre des notes, annoter.

Pour ce qui est d'une éventuelle mauvaise connectivité, il est mieux de passer par une connexion filaire au lieu d'une connexion WiFi qui peut être instable par moment. Par ailleurs, quand le débit est définitivement en dessous de la moyenne, la communication se passera mieux en coupant la transmission vidéo pour ne garder que le son.

visioconference mauvaise qualite
 

Rappel sur les équipements de base pour une visioconférence

A la base, pour faire une visioconférence, il faut un ordinateur (ou un écran interactif, pour les équipes), un logiciel et une webcam pour visioconférence. Dans un monde parfait, cet équipement pourrait suffire, mais ce n’est pas toujours le cas.

Pour éviter les problèmes de mauvaise communication pendant une visioconférence, la meilleure option est encore de s’équiper de matériels performants. L’écran interactif, les caméras de visioconférence ou encore les logiciels y afférents ne sont pas de trop.

En matière de visioconférence, le choix de la bonne camera est un élément déterminant. A l’instar de la camera Obsbot Tiny, les utilisateurs auront un meilleur champ de vision une image de qualité 4K permettant de réussir une visioconference y compris en milieu inadapté. Cette caméra Ptz utilise l’intelligence artificielle pour le cadrage des cibles, le suivi automatique ainsi que le contrôle de gestes.

A part les matériels physiques, le bon choix de logiciel de visioconférence est aussi à considérer. Il y a plusieurs choix de logiciels, aussi bien gratuits que payants, mais parmi les plus prisés, on peut citer Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams ou encore Skype.  Il revient juste aux utilisateurs de choisir ce qui lui est plus favorable et convenable.