Les technologies de collaboration pour les réunions et conférences d'aujourd'hui

Les réunions et les conférences revêtent de nos jours une toute nouvelle apparence, loin du style traditionnel de l'orateur debout sur un podium devant une rangée d'auditeurs. Selon un sondage de l'IACC (International Association of Conference Centres), plus de 77% des professionnels voient l'accès aux outils de communication collaboratives comme l'élément clé pour sélectionner les lieux dans lesquels auront lieu réunions, séminaires et autre conférences, ce, d'ici les cinq prochaines années.

Les technologies de collaboration sont en effet synonymes de nouvelles expériences et attentes de la part des participants. "L'intégration de l'apprentissage à distance et la participation virtuelle ou à distance permet non seulement d'atteindre un public plus large, mais aussi une expérience plus attrayante" a déclaré David Fitzgerarld, vice-président de Channels aux Etats-Unis pour la société de solutions d'affichage et de visualisation Barco.

 Pour les salles de réunions, certaines technologies de collaboration incluent :

- Systèmes de vidéoconférence

- Grands écrans et/ou projecteurs

- Système de partage d'écrans

- Tableaux blancs interactifs

- Ecrans tactiles

- Système de réalité virtuelle

- Outil d'interaction et/ou de participation du public

- Outil d'affichage des médias sociaux

- Application mobile du salon / centre de conférence

Selon le rapport de la conférence Salle de réunion du futur de l'IACC, la technologie de vidéoconférence est la technologie collaborative la plus avancée offerte par les sites. Actuellement, 85% de ces derniers proposent la vidéoconférence aux participants, tandis que 86% des fournisseurs offrent le matériel dans leur gamme de produits.

Ecrans d'affichage haute définition pour " l'effet waouh "

"Les deux technologies de réunion les plus demandées que je vois aujourd'hui sont les solutions d'affichage haut de gamme, en particulier pour les grands évènements gérés par de grandes sociétés de production, et pour les petites salles, c'est la collaboration" a déclaré M. Fitzgerald. " Nous recevons plus de demande de technologies de collaboration, comme ClickShare, qui permet aux participants d'appuyer sur un bouton pour partager du contenu sur leur écran depuis leur ordinateur portable, tablette ou Smartphone, qu'ils soient venus partager une présentation ou non."

Les murs vidéo, ainsi que la projection mixte et le mappage des messages permettent de voir les messages et les images sur plusieurs écrans ou périphériques à la fois. "Ces technologies font partie de l'effet waouh", a déclaré Fitzgerald. "Les écrans à haute résolution sont importants pour réussir ces types de présentations."

La technologie de l'écran tactile a dépassé les Smartphones, les iPads et les tablettes pour les écrans plus grands et même les tables de réunion interactives. L'utilisation d'écrans interactifs haute définition vous permet de communiquer et d'interagir avec les participants à une réunion de manière beaucoup plus interactive sur une grande échelle.

Depuis la configuration des écrans tactiles et des kiosques iPad qui affichent des cartes interactives et des planifications d'évènements, jusqu'à la capture des informations essentielles, la technologie peut être utilisée de différentes manières pour accroître  l'engagement et fournir des informations aux clients. Vous pouvez même garder les participants engagés dans les aires de repos en chargeant des jeux ou des sondages sur des tables tactiles ou des écrans tactiles et en les plaçant près des bornes de recharge ou dans les salons.

Tableaux blancs interactifs

Vous pourriez envisager d'ajouter un logiciel de tableau blanc interactif aux grands écrans tactiles pour soutenir les sessions de brainstorming pendant les présentations. De nombreux tableaux blancs électroniques ont des ports USB pour permettre la connexion à des périphériques tels que les lecteurs flash, les appareils photo et les caméscopes afin de récupérer du contenu. Ou bien, ils peuvent être «intelligents» et capables de se connecter à un réseau local ou d'aller en ligne pour offrir un accès à plus d'informations ou prendre en charge la participation à distance. Ces cartes intelligentes permettent des changements «en temps réel» de plusieurs utilisateurs dans différents endroits.

Certains périphériques combinent plusieurs aspects des réunions collaboratives. Par exemple, l' écran interactif Easypitch Pro est un grand écran tactile plat qui combine un système de collaboration / tableau blanc / vidéo conférence en un avec un ordinateur intégré, des capteurs, des micros, des caméras et un système Android embarqué.

Toutefois, de nombreux exploitants de sites n'offrent toujours pas ce type de technologies interactives. Dans le sondage de l'IACC, 57% des exploitants de sites ont indiqué qu'ils n'offraient pas de technologies collaboratives dans leurs salles de réunion. Pendant ce temps 32% ont indiqué qu'ils le font (tels que SurfaceHub de Microsoft, ou ClickShare de Barco et d'autres technologies connexes) mais les considèrent comme une offre premium et facturent un supplément pour leur utilisation. La question qui reste à résoudre, alors, est de savoir si cela va changer, comme la disponibilité du wifi gratuit sur les sites a au cours des années?

Outils de participation du public

La recherche de l'IACC a révélé que 81% des planificateurs de réunions ont déclaré avoir introduit de nouvelles technologies à leurs réunions qui encouragent la communication interactive entre les hôtes et les délégués.

Les trois technologies de réunion les plus utilisées au cours des cinq dernières années sont les applications de conférence, les campagnes sur les réseaux sociaux et les applications de participation du public.

La technologie de réunion interactive telle que celle proposée par Barco, SocialPoint et Slido transforme l'auditoire en participants actifs avec des retours en direct, des réponses ou des défis en utilisant leurs téléphones portables. Ces expériences interactives peuvent également inclure des enquêtes en temps réel, des jeux-questionnaires, des jeux télévisés, des forums de vote, des concours de vote par Twitter, des sondages, des questions ouvertes, un vote social, des rencontres sociales et des réunions hybrides. .

«La technologie d'interaction est devenue un outil puissant qui démocratise les questions-réponses et les écrans d'affichages lors des réunions», a déclaré Peter Komornik, PDG de Slido. "Tout le monde peut participer - introvertis, extravertis et tout le monde entre les deux. L'une des choses les plus gratifiantes pour nous est quand nous entendons de nos clients et de leurs participants que Slido leur a permis de mieux exprimer leurs pensées. "

En utilisant la technologie qu'ils ont déjà entre leurs mains, comme les téléphones mobiles ou les tables, les participants peuvent donner leur avis ou poser des questions sans être les principaux internvenants. "Les gens sont impatients de participer aux sondages d'audience", a ajouté Komornik. "L'année dernière, nous avons vu près de 2,2 millions de voix en 12 mois."

Les solutions basées sur le Cloud accessibles via des appareils mobiles permettent une intégration transparente avec d'autres technologies, mais une grande variété de systèmes de réponse d'audience anciens avec matériel personnalisé sont également disponibles à la location ou à l'achat, y compris ceux de Merida, TurningPoint et Clickapad.

Engagement des médias sociaux

De même, de nombreux planificateurs de réunions intègrent les médias sociaux dans leurs événements, en utilisant des écrans LED grand écran pour afficher les résultats en direct en temps réel avec des flux de sujets tendance, des statistiques, des résultats de sondages ou des commentaires des participants.

"Les gens s'attendent à une interaction avec les médias sociaux dans le cadre de leur participation à des conférences et à des événements", a déclaré M. Fitzgerald. "En mettant les flux en direct et les résultats sur de grands écrans, vous pouvez empêcher les gens d'avoir la tête baissée sur leurs appareils mobiles tout le temps et augmenter l'expérience interactive."

Réalité virtuelle

La réalité virtuelle (VR) est une technologie qui a le potentiel de devenir la prochaine révélation. Les recherches de l'IACC indiquent que la RV n'est pas encore considérée comme une technologie importante utilisée dans les salles de conférence actuellement.

Mark Cooper, chef de la direction d'IACC, commente: «Seul un petit nombre de répondants estime que la réalité virtuelle jouera un rôle de plus en plus important dans la livraison de leurs réunions dans les deux à cinq prochaines années. Cependant, les exploitants de sites utilisent de plus en plus la réalité virtuelle pour créer des inspections virtuelles de sites. Par exemple, l'un de nos sites membres à Londres utilise la réalité virtuelle pour présenter leur dernier lieu avant une ouverture officielle ». D'autres hôtels utilisent la technologie Oculus Rift pour créer des expériences de réalité virtuelle pour plusieurs de leurs propriétés dans le monde entier.

Pour que la technologie devienne vraiment importante pour la rencontre des expériences, il devrait être facile à intégrer et à utiliser dans les réunions.

Obtenir de nouvelles technologies

L'investissement dans de nouvelles technologies peut représenter un coût important. Fait intéressant, les recherches de l'IACC ont révélé que plus de 61% des exploitants envisagent d'acheter de l'équipement neuf plutôt que de le louer (14%) ou de l'acheter au besoin (11,7%). La tendance évolue rapidement vers une planification et une mise en œuvre holistiques pour permettre aux individus et aux groupes de s'engager plus naturellement avec leur environnement, leur technologie et entre eux.

«Pour les exploitants de sites, le défi consiste à soutenir chaque nouvel utilisateur en tant qu'individu tout au long de la journée, en offrant des choix d'expériences technologiques et spatiales», a déclaré Adam Lanteigne, Global Microsoft Device Marketing chez Microsoft. "Cela nécessite une famille d'appareils et d'environnements pour réduire les frictions typiques expérimentées aujourd'hui, un élément clé de la recherche de Microsoft et de l'artisanat méticuleux des ordinateurs Surface"

"Afin de vraiment réaliser la promesse de la transformation numérique pour la collaboration de groupe, vous avez besoin d'une combinaison de technologie, d'environnements connectés intelligents et d'une culture qui permet des habitudes et des comportements de collaboration", a-t-il ajouté.

Et comme la technologie continue d'évoluer à un rythme rapide, la demande de centres de conférence high-tech qui ne se contentent pas de suivre, mais qui reste en avance sur la courbe, ne cesse de croître.