7 méthodes innovantes pour optimiser le travail d’équipe

Le travail d’équipe revient en force, les idées visant à mieux exprimer les potentialités de chaque individu se multiplient. Les entreprises cherchent aussi les moyens de favoriser la collaboration entre ses différentes entités. Comment optimiser le travail d’équipe au sein de votre société ? Quelques éléments de réponse.

Les écrans interactifs pour optimiser l’implication de tous

Les écrans interactifs constituent un outil de collaboration efficace pour partager les idées et les concepts. En effet, les participants peuvent facilement tracer des diagrammes, utiliser des couleurs différentes pour faciliter la compréhension des idées et inviter d’autres personnes à exprimer leurs avis, même si elles ne sont pas présentes dans la pièce.

Ces dispositifs figurent parmi les équipements essentiels du travail moderne. Installés dans une salle de rassemblement, ils offrent aux équipes un meilleur outil pour présenter leurs idées. Ils ont la possibilité d’inclure des captures d'écran, des résultats de recherche et du contenu Web, ce qui les distingue des autres outils similaires.

Les écrans interactifs se démarquent aussi par la possibilité de connecter d’autres appareils comme les PC, les tablettes et les smartphones. En plus de favoriser la collaboration à distance, cette option permet à chacun de mieux contribuer au travail de groupe.

Trello facilite l’organisation du travail d’équipe

Facile à utiliser et entièrement gratuite, Trello constitue un atout. Certes, une version premium offre plus de fonctionnalités, mais la version de base permet déjà de mieux organiser la participation de tous à un projet.

Trello s'est inspiré du Kanban, un principe japonais qui permet de visualiser les flux de travail du début à la fin. Il ressemble à un to do list en ligne, chacun sait que la disponibilité d’une telle liste constitue l’un des points clé de la collaboration.

L’outil permet d’organiser les projets en tableau et de répondre aux principales questions : qui fait quoi  et quand ? L’équipe est libre de renommer les cadres en fonction de leur inspiration. Beaucoup de personnes utilisent trois classements pour faciliter le suivi : à faire, en cours et achevé.

Vous assignez une tâche particulière à une personne en la sélectionnant tout simplement. Plusieurs membres peuvent aussi travailler sur un projet et ils auront un aperçu en temps réel des différentes phases. Bref, Trello constitue un outil efficace en vue de mieux responsabiliser chaque membre de l’équipe. 

Vidéoconférence, une collaboration à distance efficace

Internet a boosté l’utilisation de la vidéoconférence. Cette possibilité a également favorisé le travail à distance. Communiquer devient plus facile, même si les participants ne se trouvent pas dans la même salle, voire dans le même pays. Les entreprises disposent de plusieurs solutions pratiques.

Par exemple, Google a conçu son propre système de vidéoconférence. On peut aussi citer d’autres outils comme Zoom, Slack, Skype et Facetime. Les réseaux sociaux comme WhatsApp et Facebook offrent également cette possibilité.

La visioconférence constitue une autre application du concept BYOD (Bring your own device). Chacun peut contribuer en utilisant son propre appareil (ordinateur, tablette, smartphone). Ce qui est vraiment pratique et évite les éventuelles pertes de temps en installation.

La vidéoconférence facilite l’organisation de votre programme. Aller au bureau pour discuter avec quelqu’un ne sera plus nécessaire. Néanmoins, il est important de s’organiser en prévoyant d’aborder tous les points pendant la réunion.

Le concept de bureau modulable, une expérience enrichissante

Le bureau modulable est un concept où les employés n'ont plus de places fixes dans une pièce, mais un bureau dans un endroit différent tous les jours. Les travailleurs ont la possibilité d’effectuer une rotation à travers les espaces. 

Cette organisation a un impact positif sur la collaboration. La composition de l’équipe peut évoluer, différentes personnes ont la possibilité de travailler ensemble à des jours différents, selon les projets en cours. Cette approche offre de nouvelles manières de collaborer. Rebondir sur les idées exprimées par les autres personnes devient alors plus simple.

L’application de ce concept nécessite cependant une meilleure organisation. Comme il s’agit d’un changement majeur, une sensibilisation en amont est nécessaire pour que chaque membre se sente à l’aise. Bien déterminer les horaires de travail et les politiques de confidentialité est également primordial.

Multiplier les petites espaces de rassemblement

Une salle de rassemblement est un espace où les équipes se rencontrent pour une mise au point, un compte rendu ou de courtes réunions. Ainsi, elle n’est pas destinée aux grandes occasions. De dimension réduite, elle accueillera 5 personnes au maximum. Elle comportera des équipements comme un écran interactif, des dispositifs de vidéoconférence, une télé, une petite table et des chaises.

Cette salle offre de nombreux avantages. Travailler en petit groupe améliore la productivité. Les équipes peuvent se réunir sans déranger les autres et la vidéoconférence facilite le travail à distance. Enfin, la dimension de la salle simplifie l’administration et l’entretien.

Google offre des outils complets en ligne

Google Hangouts est un excellent outil de chat vidéo, la plateforme offre également d’autres outils facilitant la collaboration. Gratuits et faciles à utiliser, ils conviennent à toutes les équipes. Le géant du web propose une suite bureautique en ligne. Créer des documents avec Google Docs, des feuilles de calcul avec Google Sheet et des diaporamas avec Google Slide. Par ailleurs, il est possible de travailler à plusieurs sur le même document.

Organiser des journées visant à consolider les équipes

Le team building ne permet pas de trouver immédiatement la meilleure campagne de pub ou choisir le meilleur logiciel. Néanmoins, il constitue un moyen efficace pour améliorer la collaboration au travail. Une bonne entente entre les membres les aide à mieux collaborer.

Organiser des journées de consolidation aidera les équipes à établir des relations positives. Elles ne doivent toutefois pas avoir lieu au bistrot situé près du bureau. S’éloigner un peu aidera les personnes à s’ouvrir à un autre univers. Elles doivent aussi intégrer des activités visant à montrer les différentes compétences des membres et leur donner l’occasion de travailler ensemble.  Les activités souligneront les forces et les faiblesses de chacun. Les membres apprendront ainsi à mieux se connaître.

La réussite repose sur la capacité des équipes à se tirer vers le haut. Lorsqu’il s’épanouit dans ses relations avec les autres, un individu devient plus efficace. Instaurer un environnement favorable à la collaboration est alors primordial.