Collaboration à distance

Collaboration à distance

La téléportation n'étant pas encore d'actualité, le plus sérieux aujourd'hui pour permettre à plusieurs personnes de travailler "virtuellement" ensemble, lorsque l'éloignement géographique les sépare, c'est de recourir aux nouvelles solutions de collaboration à distance. En effet, elles permettent à des groupes d’utilisateurs, parfois très importants, d’interagir naturellement, comme s'ils étaient tous présents physiquement au même endroit.

Les entreprises les utilisent beaucoup, sous la forme notamment d'écrans interactifs installés sur site, associés à des appareils mobiles connectés à distance (ordinateur portable, smartphone, tablette). Ainsi, qu'il s'agisse simplement de créer des contenus en commun, de piloter une grande réunion par visioconférence, ou les deux en même temps, entre autres, l'objectif est de préserver et stimuler les liens entre les équipes, aussi éloignées soient-elles, tout en permettant de faire des économies importantes, et en assurant aux collaborateurs de meilleures conditions de travail.

 

Les raisons d'être de la collaboration à distance 

L'usage de la collaboration à distance avec les écrans interactifs

 

Le ciment d'une entreprise, ce sont avant tout ses collaborateurs, lesquels, loin d'exercer leurs tâches isolément, se doivent de travailler ensemble, en bonne intelligence. Cela implique qu'ils communiquent entre eux, partagent, échangent de l'information, mettent en commun, ou encore confrontent leurs idées.

Une telle démarche de collaboration active est l'une des clefs de la réussite entrepreneuriale, car, bien menée, elle est un puissant moteur d'efficacité et de productivité. Or, face aux changements des habitudes de travail, lesquelles se traduisent par un éparpillement géographique des personnels (télétravail, nomadisme professionnel...), elle a dû s'adapter en intégrant la notion de distance, et en s'appuyant tout naturellement sur les nouvelles technologies de communication, que nous utilisons presque tous.

 

Les outils favoris de la collaboration à distance

Les outils de la collaboration à distance avec les écrans interactifs

 

Qu'ils soient fournis par l'employeur, ou détenus à titre privé et utilisés pour le travail (BYOD), les appareils mobiles types smartphones, PC portables, tablettes et autres netbook, sont devenus des supports incontournables à toute activité professionnelle, à plus forte raison lorsque celle-ci s'effectue en partie à distance.

Ces équipements nous suivent partout, et se connectent à tout, via des applications spécifiques. Ainsi, rien ne les empêche d'être reliés à un écran interactif fixe, installé dans une salle, et qui va matérialiser l'espace commun de travail entre les collaborateurs sédentaires et ceux distants. Les premiers vont pouvoir afficher des présentations ou commencer à inscrire des notes sur le "tableau blanc". Les seconds vont instantanément visualiser le résultat sur leurs appareils, avant d'intervenir à leur tour, en complétant les annotations, ou en partageant d'autres contenus, lesquels se retrouveront également affichés sur l'écran principal, qui les reliera à tous les autres dispositifs nomades.

Finalement, avec une telle configuration, échanger/partager des informations, organiser des brainstormings, se former, planifier des projets, prendre des décisions en commun..., tout devient possible, sans oublier l'aspect convivial, notamment lorsque les échanges incluent le son et la vidéo.

 

Les avantages de la collaboration à distance

Les avantages de la collaboration à distance avec les écrans interactifs

 

Certes, les individus auront toujours besoin de se déplacer, ne serait-ce que pour rencontrer ponctuellement des clients privilégiant le contact physique, ou encore pour constater de visu l'avancement d'un projet. Toutefois, de nombreuses situations peuvent se passer de déplacements souvent coûteux pour l'entreprise, catastrophiques pour la planète, et tout simplement fatigants pour ceux qui les multiplient.

Par ailleurs, en plus d'apporter une certaine flexibilité dans le travail, et d'encourager la productivité, le recours aux solutions de collaboration à distance évite d'avoir de grandes salles de réunion spécialement dédiées, souvent sous-occupées. Les frais de locaux étant une charge financière conséquente pour une entreprise, les réduire en se contentant d'une plus modeste pièce avec un écran interactif servant de relais, s'avère forcément avantageux, surtout si cela ne nuit en rien à l'organisation de réunions efficaces. 

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