SMART Room System

SMART Room System : la visioconférence associée à la création et au partage de notes

L'outil SMART Room System permet d'améliorer vos réunions en facilitant la communication

 

Permettre aux collaborateurs d'une société de se réunir pour travailler efficacement ensemble, sans pour autant être tous physiquement présents au même endroit, et pouvoir faire de même avec des clients ou des partenaires situés à l'autre bout du monde, le tout, très simplement et dans les meilleures conditions, telle est l'ambition de SMART Room System. Couplée à Skype Entreprise, cette solution de collaboration à distance, développée par SMART Technologies, est en parfaite adéquation avec les nouveaux modes de travail qui s'imposent désormais dans les entreprises.

 

Une salle de réunion 2.0 clefs en main

SMART Room System associe plusieurs éléments complémentaires : un écran interactif tactile SMARTBoard, ou un duo d'écrans (3 tailles différentes pour 6 configurations possibles) + une webcam panoramique (109°) + des haut-parleurs + des micros de table multidirectionnels + un boîtier console tactile (pour "piloter" la réunion).

Avec tous les éléments associés à l'écran interactif, SMART Room System pousse vos réunions à une productivité de pointe

 

Autour de cet ensemble, entre 4 et 20 personnes "physiques" peuvent prendre place, selon la taille du dispositif, et de la surface de la pièce dans laquelle il est installé (entre 5 et 40m2). Quant aux participants distants "virtuels", leur nombre peut atteindre 250, et ils ont la possibilité de se connecter depuis n'importe où, à partir de n'importe quel appareil (pc, tablette, smartphone), dès lors qu'ils reçoivent une invitation.

Le lancement de chaque session est rapide. Les écrans étant équipés de détecteurs de présence, ils s'allument déjà automatiquement dès que des personnes entrent dans la pièce. Ensuite, quelques manipulations simples à partir du boîtier de contrôle permettent d'accéder à toutes les fonctionnalités du dispositif.

Une fois la réunion démarrée, la fonction "tableau blanc" est accessible. Au moyen d'encres numériques de plusieurs couleurs, elle permet de prendre des notes, qui sont enregistrées automatiquement et peuvent être partagées par l'ensemble des intervenants, lesquels ont tous, sans exception, la possibilité d'apporter leur contribution. Même constat si un ordinateur est connecté : la fonction partage d'écran autorise chaque participant (sur site et hors site) à interagir (annotations) sur les différents contenus affichés et visibles par tous.

Avec SMART Room System, toute trace écrite, incluant les idées de chacun, est donc enregistrée, de manière à ce que rien ne se perde. Les comptes-rendus de réunion sont ainsi simplifiés. Mais le grand avantage du système est qu'il permet également à tous de se voir et de s'entendre distinctement.

 

L'atout de la visioconférence avec Skype Entreprise

Si tous les dispositifs de collaboration conçus par SMART Technologies, comme le tableau SMART Kapp ou les écrans SMART Kapp iQ, ont été conçus pour aider les entreprises à recréer des liens constructifs entre leurs équipes, de plus en plus éparpillées sur des sites éloignés, ils présentent toutefois quelques limites. En effet, s'ils proposent tous la fonction paperboard (écriture et partage de notes à distance), ils ne donnent pas la possibilité aux différents participants de se parler, ni de se voir, ce qui peut être frustrant pour certains. Smart Room System pallie ce manque, grâce au logiciel de réunion en ligne Skype Entreprise.

Au début de sa commercialisation (2014), SMART Room System incluait le logiciel Microsoft Lync, spécialisé dans le partage d'écran. Mais en 2011, le fameux service Skype, est racheté par Microsoft. Ce dernier choisi de profiter de l'excellente notoriété de l'application la plus utilisée dans le monde, et permettant de communiquer par audio et vidéo, gratuitement via Internet. Ainsi, en 2015, Microsoft Lync est remplacé par Skype Entreprise. Combiné à la caméra panoramique HD, aux micros et aux enceintes à l'excellent rendu sonore, le logiciel permet de lancer le partage vidéo et audio avec les collaborateurs distants, apportant ainsi une très bénéfique part de convivialité au sein des réunions "virtuelles".

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