iObeya : utilisation, avantages et limites

iObeya est un logiciel créé par une entreprise française fondée en 2011, KapIT. Historiquement, le premier client et utilisateur de iObeya est le groupe PSA, et les besoins d’un grand groupe industriel ont influencé cette solution qui est orientée « méthode ».

iObeya est avant tout un logiciel de management visuel. C’est une solution browser centric c’est à dire qui base son fonctionnement sur un navigateur web. Ce n’est donc pas un fonctionnement spécifique aux écrans, bien que le tactile soit pensé, l’interactivité est limitée par les capacités du navigateur. iObeya a une approche très industrielle des processus. Cette solution fonctionne particulièrement bien sur 3 volets : Préparation de réunion / Analyse / Suivi et restitution

Usage

iObeya est la reconstruction virtuelle d’une salle Obeya, il propose de créer des panneaux sur le modèle du réel (format A0 …) et de les trier par thématique. Basiquement, vous pouvez utiliser iObeya pour tous les usages de lean management*. Vous pouvez étendre son utilisation avec de multitude de fonds “template” personnalisable avec powerpoint.

Doté de la plupart des outils “classiques” virtualisés (post-it, marqueurs, gommettes …) paramétrables, iObeya intègre aussi des modules add ons (l'intégration des cartes Jira** par exemple). C’est une manière de coupler les flux de travail.

Il existe par ailleurs des systèmes d’analyses automatisés (méthode SQCDP : Sécurité, Qualité, Client, Délais, Personnel) qui permettent le recueil de données et la génération automatique de Graphes/Valeurs. Dans ce contexte la solution iObeya facilite et accompagne la gestion de la production avec un support visuel.

Notez que cette solution est parfaitement adaptée pour la collaboration à distance en étant compatible sur tous les supports (ordinateur, tablettes, smartphones) et modifiable à distance en temps réel.

Tableau blanc iObeya vous permet de modéliser des murs virtuels sur lesquels vous pouvez créer des tableaux blancs.Vous pouvez y dessiner à la main avec des outils tels le stylo, le surligneur ou le connecteur de formes ou y “coller” stickers et post-it. Enfin vous avez aussi la possibilité d’importer des images et de pouvoir les annoter.

Organisation des espaces de travail

L’espace de travail est géré avec deux outils, l’outil d’aménagement de la salle et l’outil de modification des panneaux.
Les panneaux sont typés et de dimension fixe qui reprenne la configuration du monde réel (taille des feuille, A4, A3…), ce qui permet de les agencer et de mieux assoir leur présentation.

Accès aux tableaux et navigation Pour les accès vous réglez tout de A à Z: la gestion des paramètres est très approfondie. Vous gérez aussi bien les autorisations utilisateurs avec le statut super utilisateur, que les outils dédiés à un tableau en particulier. Le contrôle sur la salle est donc complet. Pour la navigation entre les différents tableaux vous avez plusieurs manières de procéder. Le plus simple : la flèche au milieu à droite vous emmène directement sur le tableau suivant.

Sinon l'icône panneau en haut à gauche vous permet de visualiser l’ensemble de la salle et de vous déplacer jusqu’au panneau qui vous intéresse. Vous pouvez aussi sortir du mode tableau pour être en mode salle.

Les outils collaboratifs

Quelques outils issus des usages interactifs et collaboratifs ont aussi été implantés : le système de guidage pour avoir la main sur les tableaux afin de faire une représentation. L’outil idéation pour lancer les séances de brainstorming avec la création facilitée de tas de post it par personne. Et enfin L’outil vote, pour voter sur des éléments spécifiques du tableau en temps réel et à distance.

Les outils de management

Pour la gestion de tâche

Un point qui mérite qu’on s’y arrête particulièrement est l’usage de “super” post it qui sont plus proches de cartes et directement gérables dans l’interface. Ils sont aménagés en fonction de différentes méthodologies lean (cartes VSM, QRQC … et dernièrement Agile). Vous pouvez donc avoir des cartes dépliables avec des indications supplémentaires par rapport à un post it “classique”.

Par exemple pour la carte task, il est possible de l’attribuer à un membre de l’équipe , d’y mettre un listing cochables des sous tâches à faire , une deadline et un statut. Ce type de carte est appréciable dans la gestion fine d’un projet, pour détecter les gâchis ….

La Gestion de planning

La Gestion de planning est prévue par iObeya. Des supports et des outils paramétrables créés pour cet usage vous facilite la tâche

exemple d'un planning
 

Vous pouvez aussi générer des rapports à une fréquence régulière pour avoir un aperçu temporel des situations. Le gros point fort d’iObeya se situe sur l’analyse, et les fonctionnalités de personnalisation des outils. Elles vous permettent, en autre, d’avoir des outils spécifiques en fonction des besoins de chaque tableau et un outil filtre qui permet d’améliorer la visibilité sur le contenu.

exemple d'utilisation de l’outil filtre sur un planning

*Si vous avez pris un serveur dédié

Différentes possibilités d’installations de iObeya et site de ressource

iObeya offre différentes possibilités d’installation en cloud (mutualisé ou dédié) ou encore sur le serveur interne d’une entreprise. Ce sont des options pour satisfaire les différents besoins en sécurité. Enfin le service d’assistance de l’éditeur iObeya se fait fort d’accompagner ses clients au travers sa mise en place et propose un module de formation ainsi que d’intégration en cas de besoin spécifique. Vous avez aussi accès aux ressources en ligne qui vous permettent une meilleure compréhension globale

Limites

L’interface est complexe en premier lieu et demande quelques connaissances avant de pouvoir être appréhendée. Le niveau d’information qui peut être assez élevé ne facilite pas toujours une lecture intuitive non plus. Cet outil marche bien sur les équipes étendues et sur les entreprise ayant déjà une base solide en lean management. Mais il n’est pas forcément adapté sur des besoins plus simples, ou pour des débutants dans cette méthodologie. L’aspect Usine à gaz peut être assez rebutant.

Les fonctionnalités de tableau blanc restent assez basiques et si on a la possibilité de d'importer des images, pas de possibilité d’import de documents word, excel ou de vidéo.

Il n’y a pas de gestion de la visioconférence incluse non plus, il faut donc utiliser un service complémentaire et utiliser les fonctionnalités de Babillard Windows afin d’avoir les deux solutions en même temps . Et enfin iObeya ne gère pas de multitouch sur un écran interactif.

** le lean est une méthode de management qui vise l’amélioration des performances de l’entreprise par le développement de tous les employés. La méthode permet de rechercher les conditions idéales de fonctionnement en faisant travailler ensemble personnel, équipements et sites de manière à ajouter de la valeur avec le moins de gaspillage possible.